Examinando por Materia "Sistema archivístico"

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    PublicaciónAcceso abierto
    Fortalecimiento de la gestión documental para la eficiencia de los procesos administrativos en la subsecretaria de Recursos Humanos de la Alcaldía municipal de Obando, Valle del Cauca
    (Universidad del Valle, 2024) Rodríguez Betancur, Juan Camilo; MORENO BETANCOURT, FERNANDO
    La adecuada gestión de documentos es uno de los temas importantes para las organizaciones de carácter público y privado, ya que esta información se convierte en un respaldo de la toma de decisiones y situaciones internas y externas que suceden alrededor de la empresa, específicamente las instituciones públicas, como las alcaldías municipales, se encuentran obligadas a cumplir con la ley 594 de 2000 que se enfoca a la gestión de archivo, teniendo que atravesar por una serie de auditorías externas e internas durante todos los años. La presente investigación tiene como objetivo fortalecer la gestión documental para la eficiencia de los procesos administrativos en la subsecretaria de Recursos Humanos de la Alcaldía municipal de Obando, Valle del Cauca. La investigación se realizó con un enfoque cualitativo de tipo descriptivo y método inductivo, se aplicaron técnicas como la observación participante, encuestas a los usuarios y entrevistas al personal de la subsecretaria. Partiendo de los hallazgos identificados en la última auditoria, se evidencian el incumplimiento de las normas archivísticas y la falta de capacitación del personal en la importancia del cumplimiento a cabalidad de lo requerido por la normatividad. Se generó, implementó y evaluó un plan de acción orientado a mejorar la gestión documental.
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    PublicaciónAcceso abierto
    Propuesta de mejora continua, para el sistema documental del archivo central en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Tuluá, Valle del Cauca
    (Universidad del Valle, 2019) Rodríguez Rojas, James Eduardo; Morales Bonis, Ricardo Alberto
    En este documento se tratarán los problemas que agobian el día a día de la gestión documental, referentes a la búsqueda de documentos en la oficina de documentación, el archivo general para las entidades públicas son una parte esencial para la realización de sus actividades, y el registro de las mismas. Empezando por el hecho de que los archivos son retroalimentados gracias a los funcionarios, registrando sus actividades y desarrollando tareas para los fines de la oficina o de alguna dependencia la cual realice alguna solicitud, ya que cualquier proceso que deban realizar las áreas sobre un contribuyente o empresa, necesitaran la información documental, donde será participe el proceso de búsqueda. Todo proceso de ubicación de algún documento a fin y a razón de las actividades generadas por alguna de las dependencias del área como: Jurídica, Administrativa y Financiera, Recaudo y Cobranza, etc.; los funcionarios de la oficina de documentación necesitan un facilitador de la información, lo cual aporte con la detallada especificación para el ruteo de la gestión documental en el archivo central. El Access se caracteriza por tener herramientas que facilitan la creación de una base de datos totalmente nueva, que dependerá de las características descritas en la investigación, la cual complementan al proceso de búsqueda como: número de archivo donde se ubica la caja que se busca, el pasillo, la hilera, la estantería y nivel de estantería y otros aspectos que se exponen en el presente estudio, donde los funcionarios podrían retroalimentar el funcionamiento de los formularios para el ingreso y complemento de la información, también deben de tener una capacitación adecuada en la utilización del programa. Gracias al diagnóstico que se hizo en el estudio se pudo ver la situación de tiempos con el proceso que está establecido actualmente, y se compara con el estudio de tiempos que se realizó utilizando el aplicativo Access, donde se presenta una reducción considerable de los tiempos muertos y el tiempo total del proceso.
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    PublicaciónAcceso abierto
    Propuesta de mejora para optimizar la gestión documental de la dependencia de Secretaría de Gobierno en la alcaldía del municipio de La Unión, Valle del Cauca
    (Universidad del Valle, 2024) Pulido Zamora, Álvaro Esteban; Sarria Rojas, Francy Janed
    En este trabajo, se presenta el diseño de un plan operativo para optimizar la gestión documental en una de las dependencias de la Alcaldía de La Unión, Valle del Cauca, más precisamente con la administración de Secretaria de Gobierno, con el fin, de que ésta cumpla con los objetivos propuestos como dependencia, para así, evitar sanciones disciplinarias y legales por parte de las auditorías que se realizan cada año y cuatrienio. Ahora bien, es necesario utilizar una metodología cualitativa para identificar los inconvenientes documentales relacionados con la falta de información y de archiveros digitales en la dependencia. A su vez, se realizó un diagrama de Pareto para establecer un análisis de casualidad, dichos inconvenientes documentales, generan problemas en los procesos con otras dependencias de la alcaldía y entidades externas, debido a hallazgos de informes incompletos y proyectos no aprobados, a consecuencia, de la carencia de información relacionada con los establecimientos de comercio gastronómico y de bebidas alcohólicas. Por este motivo, se plantea unas alternativas de mejoramiento para poder obtener información de dichos establecimientos de comercio y así, actualizar constantemente la información. Por último, como plan operativo, se propone realizar un censo a dichos establecimientos de comercio nombrados anteriormente.